Aprendendo a aumentar as matrículas da instituição de ensino Araraquara, São Paulo

Confira doze dicas de como aumentar a captação de alunos. "A concorrência entre as instituições de ensino vem crescendo nesses últimos dez anos, pois novas instituições iniciam suas atividades a cada novo mês", diz o administrador Giovanni Gobi. Ele destaca algumas estratégias de consultoria especializada na gestão de centros universitários e todo tipo de instituição de ensino.

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Aprendendo a aumentar as matrículas da instituição de ensino

Dicas para matricular mais alunos

A concorrência entre as instituições de ensino vem crescendo nesses últimos dez anos, pois novas instituições iniciam suas atividades a cada novo mês. O fator concorrência é importante nos dias de hoje, principalmente para quem se utiliza desses serviços, pois existem várias opções de escolha.

Uma pergunta que nítida nesse cenário de concorrência acirrada é: Como devo fazer para destacar minha instituição no mercado?

A proposta deste artigo é demonstrar através de doze dicas as formas e maneiras para que a sua instituição destaque-se no mercado e desperte a atenção de mais novos e potenciais alunos.

As dicas aqui apresentadas são resultados do meu trabalho de consultoria em instituições de ensino e podem ser utilizadas pelas seguintes instituições:

a) Instituições de Ensino Superior (IES);
b) Escolas regulares de ensino infantil, fundamental e médio;
c) Escolas Técnicas;
d) Escolas de qualificação profissional e informática;
e) Auto-escola;
f) Creche e Berçários;
g) Escolas de Idiomas;
h) Preparatórios para Concursos Presenciais ou a Distancia;
i) Escolas de Música e Dança;
j) Academias de Ginástica e Esportes;
k) Cursinhos e Reforço Escolar;
l) Escola de Cursos Livres (xadrez, artesanato, culinária, entre outros).

As doze dicas são:

1 – Credibilidade da Instituição:

A escolha da instituição de ensino pelo aluno está sustentada pela imagem da credibilidade, sucesso e seriedade que a sua instituição tem, esta imagem de instituição séria, ética que se compromete em oferecer serviços educacionais de qualidade precisa ser preservada e defendida por todos da instituição. Um item que aparece intrinsecamente nas desistências e transferências de alunos está vinculado à falta de qualidade nos serviços educacionais, por isso é necessário rever os conceitos e valores da sua instituição, pois não existe espaço no mercado para instituições sem qualidade.

2 – Profissionais e Professores Qualificados:

O sucesso ou o fracasso de uma instituição está diretamente ligado à qualidade, profissionalização e especializações dos seus profissionais. Esses profissionais precisam constantemente de apoio e orientação para os desafios diários da profissão, bem como a instituição precisa ter um manual de conduta disciplinar e ética para estabelecer padrões de comportamentos no atendimento dos alunos.
A reciclagem constante desses profissionais também se faz necessário, por isso treine, capacite e tenha os melhores profissionais na sua instituição, esse diferencial será percebido pelos seus alunos no dia-a-dia.

3 – Infra-estrutura:

A infra-estrutura da sua instituição precisa proporcionar conforto e bem-estar aos alunos, pais, colaboradores e visitantes.
A sua instituição não precisa ter a maior infra-estrutura só precisa ter a melhor, por isso é preciso ter especial atenção quanto à organização e limpeza da instituição tanto da área interna com da área externa e bebedouros e banheiros durante o dia estes itens são muitos utilizados e precisam de constante higienização.
Outros pontos que merecem atenção são as fachadas, áreas externas mal conservadas com pintura desgastada, iluminação, identificação visual, sinalização para proporcionar melhor orientação e localização dos setores, cantina, acesso a internet sem fio, áreas de descanso, equipamentos, computadores e fontes de pesquisa como bibliotecas ou acervos.

4 – Localização:

A localização da sua instituição é um dos fatores determinantes no momento em que o aluno escolhe onde quer estudar, principalmente nos dias de hoje em grandes centros, devido ao trânsito caótico que enfrentamos no cotidiano. Para que os alunos tenham facilidade para chegar até a sua instituição a escolha da localização precisa levar em conta alguns fatores como acesso, transporte, estacionamento, visibilidade, segurança, bairro (residencial, comercial, central).
A decisão para a escolha da instituição pode ser apenas do aluno, mas também pode ser uma decisão em conjunto da família, em geral do pai e da mãe do aluno, sendo que esta escolha será definida pela instituição que oferecer o melhor conjunto de condições como acesso, distância da residência e segurança.

5 – Qualidade Reconhecida:

Para conquistar o reconhecimento dos seus alunos é necessário muito trabalho, porém algumas instituições afirmam ter melhor ensino ou ter melhor qualidade do que outras, mas a qualidade reconhecida pela sociedade desfaz todos os outros argumentos feitos pelas instituições que não possuem a verdade dos fatos. Uma situação que acontece com freqüência em algumas instituições, é do aluno que se sente bem e tem orgulho de estudar em determinada instituição, e esse sentimento torna esse aluno um defensor da imagem e da qualidade da instituição onde estuda, sendo assim, este caminho do reconhecimento e da valorização pelo aluno, irá proporcionar o crescimento da sua instituição sustentado pela qualidade reconhecida e elevar os níveis de indicação espontânea para novos alunos.

6 – Marketing:

Para atrair novos alunos para sua instituição, é necessário nos dias de hoje divulgar a sua instituição, para que ela seja percebida e lembrada. O setor responsável por promover e propagar a imagem da sua instituição no mercado é o setor de marketing. Listo abaixo algumas formas para se fazer uma ação de divulgação, são elas:

a) Comunicação inteligente e adequada para o perfil desejado de alunos;
b) Abrangência deve-se levar em conta o resultado desejado, onde é possível fazer uma divulgação micro ou macro, a diferença entre as duas é justamente o resultado e a capacidade financeira para realizar esta divulgação;
c) Escolha das mídias para divulgação adequando os recursos para ser possível trabalhar com mídias diretas como também com as mídias indiretas;
d) Fazer campanhas direcionadas dentro da instituição;
e) Site da instituição e fazer divulgação on-line com campanhas específicas e acessíveis;
f) Material de Apoio (banners, folders, flyers, móbiles, entre outros...)

Caso a sua instituição possua vantagens únicas como metodologia de ensino, tempo de conclusão, pioneirismo, maior número de unidades, menor número de alunos em turma, equipamentos de última geração... Utilize-se sempre dos argumentos que tornam a sua instituição diferente das demais, pois esses argumentos geram uma proposta de valor e são ótimos fatores que ajudam no momento da escolha que o aluno faz.

7 – Departamento de Matrículas:

Também chamado de departamento de atendimento em algumas instituições, esse é responsável por realizar a matrícula e orientar o aluno na escolha desta instituição para estudar. Existem vários recursos para facilitar e auxiliar a apresentação da instituição para o potencial aluno, uma dessas ferramentas são os materiais impressos como folders, informativos, revistas entre outros, pois com esses materiais é possível oferecer todas as informações de que o aluno precisa e de maneira visual.
Outro diferencial que a sua instituição pode proporcionar é o atendimento personalizado que faz com que o potencial aluno sinta-se único e especial.
Em algumas instituições a necessidade de novas matrículas é maior, devido ao menor tempo para conclusão do curso e nesses casos, quanto menor for o tempo, maior será a necessidade em trazer novos alunos e também em menos tempo e por essas razões esse setor precisa trabalhar com metas de matrículas, seja meta diária, semanal, mensal, semestral, anual ou por um período maior, mas estas metas precisam ser definidas e precisam ser alcançadas.
Para potencializar as suas matrículas, a sua instituição ainda pode dispor de alguns argumentos promocionais como:

a) Valores flexíveis para horários diferenciados;
b) Desconto família;
c) Bolsas de Estudos Parciais;
d) Aula demonstrativa Grátis;
e) Convênios entre outros...

Por ser um setor muito dinâmico, os atendimentos para as matrículas podem ser na instituição, mas, também podem ser atendimentos externos tornando assim uma captação de matrícula ativa.

8 – Atendimento Telefônico:

Um dos gargalos e uma das maiores reclamações dos alunos está ligada ao mau atendimento telefônico oferecido na grande maioria das instituições. É necessário ter maior profissionalização para este setor, pois os profissionais serão responsáveis por transmitir a imagem de credibilidade da instituição em cada ligação. O número de profissionais nesse setor precisa estar adequado ao volume de ligações recebidas, originadas e ao porte da instituição, para que seja possível atender com qualidade todos os telefonemas.
Como o aluno muitas vezes não decide onde quer estudar e esta escolha pode demorar um pouco, é responsabilidade dos profissionais manterem contato com o aluno até o momento da decisão do futuro aluno em fazer a matrícula na sua instituição, por isso treine e recicle sempre esses profissionais para que a imagem da sua instituição seja preservada e o atendimento telefônico seja feito sempre com qualidade.

9 – Comunicação, Imprensa ou Assessoria:

Para que a sociedade saiba o que acontece na instituição e quais os benefícios que os alunos têm em estudar nessa instituição, a principal função desse setor é fazer com que as informações ultrapassem os muros da instituição e essa comunicação pode ser feita através de publicações em jornais, revistas, informativos, sites, TV, rádio entre outros canais, com alcance local, regional, nacional e internacional.

10 – Convênios e Eventos:

Todos os setores desenvolvem função estratégica dentro da instituição, porém este setor vem sendo cada vez mais importante dentro da nova proposta das instituições, onde este setor em específico tem a missão de entrar em contato com pessoas, empresas, entidades, instituições, sindicatos entre muitos outros, visando firmar convênios para oferecer vantagens e benefícios para um grupo de pessoas, bem como realizar eventos internos e externos na instituição para estimular a visitação na instituição e gerar material para o setor de telemarketing.

11 – Atendimento Pessoal:

Todos os profissionais da instituição desde o porteiro até o diretor precisam estar preparados para atender bem todos os alunos em qualquer situação ou solicitação.
Apresentação pessoal, o uso de uniformes e crachás se faz necessário sempre, pois passa a imagem de instituição séria e organizada.
Os maiores índices de reclamação está relacionado ao tratamento dispensado aos alunos nas instituições o que muitas vezes gera desistências e transferências para outras instituições, por isso treine, treine e treine todos os profissionais, para que estes realizem o bom atendimento na sua instituição.

12 – Resultados:

Na sua instituição sempre se faz necessário medir o nível de satisfação de alunos e familiares com relação aos serviços prestados pela sua instituição, as informações extraídas dessa pesquisa são elementos preciosos e balizadores para ações futuras, já algumas instituições são avaliadas e fiscalizadas com maior rigor e esse rigor está relacionada com a área de atuação da instituição, essa metodologia de avaliação traz muitos benefícios e proporciona mais segurança para os alunos que estudam e também para os futuros alunos.
Uma maneira para ter resultados positivos na sua instituição é gerar resultados positivos na vida dos seus alunos, seja com a boa formação, seja na satisfação, no orgulho em ter feito parte desta instituição, seja no passar no vestibular, na conquista do novo emprego... A sua instituição possui todas as condições e ferramentas para fazer uma mudança de vida para melhor em todos os seus alunos.

Para Refletir: A síntese deste artigo demonstra apenas doze dicas, porém existem muitas outras dicas para que a sua instituição matricule mais alunos. Utilize uma ou todas as dicas aqui apresentadas em partes ou por completo e os resultados já serão diferentes.

Giovanni Gobi

Giovanni Gobi cursou administração de empresas é empresário, consultor e palestrante.

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